ระบบสารสนเทศได้ถูกพัฒนาขึ้นในรูปแบบเพื่อสนองความต้องการสารสนเทศมีในการบริหารงานระดับ
ต่าง ๆ ดังนี้
1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS :
Transaction Processing Systems) บางครั้งเรียกว่า
ระบบ ประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น
เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์การประมวลข้อมูลในยุคก่อนที่จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้นั้นจะเป็นการประมวลผลที่กระทำด้วยมือหรือใช้เครื่องคำนวณช่วย
ต่อมามีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลโดยเฉพาะในระบบธุรกิจเพื่อช่วยงานประจำ
เช่น การ สั่งซื้อสินค้า การจัดระบบสินค้าคงคลัง การทำบัญชีต่าง ๆ
การทำใบเสร็จรับเงิน การทำใบแจ้งหนี้ ใบสั่ง สินค้า รายการซื้อ รายการขาย
ในการทำการประมวลผลรายการก็จะมีการจัดทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เป็น ประจำ
แต่ยังไม่อาจกล่าวไต้ว่าเป็นระบบสารสนเทศไต้เต็มที่เพราะเอกสารส่วนมากลูกนำไปใช้เกี่ยวกับงาน
ประจำวัน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายประจำวัน การออกใบแจ้งหนี้
เป็นการบันทึก รายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะซ้า ๆ
ทุกวัน มากกว่าจะใช้เพื่อการบริหาร หรือ การจัดการ เพราะรายงานประจำวันนั้น
ไม่ระบุสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการทราบ เช่น ผู้บริหารต้องการ ทราบว่า
ลูกค้าประเภทไหนชอบสินค้าชนิดใด สินค้าใดจะมีแนวโน้มที่จะขายดีมากขึ้นหรือลดลง
สินค้า ประเภทใดที่เป็นที่นิยมในภาคไหน เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS :
Management Information Systems)
เป็นระบบที่ช่วยในการเตริยมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ
ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้บริหาร
สามารถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับบัญหาแบบโครงสร้าง เช่น
ใช้ในการวิเคราะห์ความผิดพลาด ความก้าวหน้า หรือข้อบกพร่องในการทำงาน
รายงานส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของรายงานสรุป (Summary Report) จากการปฏิบัติงานประจำเป็นงานที่ได้รับการส่งต่อจากงาน TPS คือ เป็นการใช้คอมพิวเตอร์
ประมวลผลเพื่อกลั่นกรองข้อมูลที่มีอยู่ในระบบให้สามารถใช้ประโยชน์ได้เพื่อเสนอต่อผู้บริหารในระดับ
ต่อไป คำว่า MIS บางครังจะใช้คำว่า IRS (Information Reporting Systems) หรอ MRS (Management Reporting Systems) แทนความแตกต่างระหว่าง
ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการ (MIS) และ ระบบประมวลผลรายการ (TPS) มีหลายประการ TPS ใช้แฟ้มข้อมูลแยกกันเนื่องจากการทำงานแยกกันในแต่ละฝ่าย เช่น ทำหน้าที่
เกี่ยวกับการรับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ประมวลรายการสินค้า บันทึกรายการขาย
ดูแลการส่งสินค้า ควบคุมคลังสินค้า และการบัญชีMIS จะใช้ฐานข้อมูลร่วมกันและมีการรวบรวมข้อมูลจาก หลาย ๆ ฝ่ายทำให้MIS มีความยืดหยุ่นในการสร้างสารสนเทศให้กับผู้บริหารตามความต้องการ
3.
ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS : Decision Support Systems) เป็นระบบที่เป็นการทำงานแบบกึ่งโครงสร้าง มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว
ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกใน
การจัดรูปแบบข้อมูลการนำมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ
ของผู้บริหาร ระดับต่าง ๆ (ประสงค์ ประณีตพลกรังและคณะ. 2541 ; 16)
ในระดับนี้จำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศจาก TPS และ MIS แบบสรุปมาใช้ประกอบการตัดสินใจ DSS แตกต่างจากระบบอื่น ๆ คือ เป็นระบบที่มีความ
ยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ และมีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสถานการณ์ต่าง ๆ
เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคนข้อแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS มีตังนี้
MIS สามารถให้สารสนเทศไต้เฉพาะสารสนเทศที่มีอยู่แล้ว
ไม่สามารถจัดสารสนเทศใหม่ทันทีทันใด MIS ใช้กับปัญหาแบบมีโครงสร้าง
เช่น ในระบบสินค้าคงคลังเมื่อไรจึงจะสั่งวัตถุเพิ่ม และต้องสั่งเท่าไร ซึ่งเป็น
ลักษณะของปัญหาที่เกิดประจำในระดับปฏิบัติการ
การตัดสินในจะขึ้นอยู่ลับความต้องการในการผลิต ราคา ต้นทุนวัตถุดิบและตัวแปรอื่น ๆ
ที่ต้องใช้ในระบบสินค้าคงคลัง
DSS ไต้ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างปัญหาแบบไม่มี โครงสร้าง
ปัญหาแบบหนึ่งโครงสร้างซึ่งเป็นปัญหาที่ส่วนเป็นแบบมีโครงสร้าง และส่วนหนึ่งเป็นแบบไม่มี
โครงสร้าง
4.
ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS : Office information Systems)
เป็นระบบการจัดการ สารสนเทศในสำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ
ในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ ระบบ อินเทอร์เน็ต (Internet) การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ซึ่งประกอบด้วยอุปกรณ์ โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร
เป็นด้น เพื่อใช้เกี่ยวกับงานประมวลผลคำ งานพิมพ์ตั้งโต๊ะ งาน
ส่งข่าวสารข้อมูลและอื่น ๆ เป็นระบบเกี่ยวกับการผลิตเอกสาร
การติดต่อประสานงานโดยเกี่ยวข้องกับ ระบบ TPS และ MIS เพื่อนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ในงานบริหารในสำนักงานเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงาน
MIS สามารถรวบรวมและสรุปข้อมูลที่มีรายละเอียดต่าง
ๆ เพื่อสร้างสารสนเทศให้กับผู้บริหารไม่ ว่าจะเป็นการสรุปผล การวิเคราะห์
การวางแผน เป็นด้น การที่ระบบสารสนเทศจะมีความสามารถดังกล่าว จะต้องมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้
คือ
1. เครื่องมือในการสร้าง MIS ได้แก่
ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) และฐานข้อมูล (Database) ฮาร์ดแวร์ คือ
ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่จำเป็นในการประมวลซอฟต์แวร์ คือ
โปรแกรมคำสั่งที่ใช้ในการรวมและสรุปข้อมูลฐานข้อมูล คือ
การเก็บรวมรวมข้อมูลที่จำเป็นไว้ ณ ศูนย์กลาง
และสามารถนำมาใช้ในงานเมื่อมีความต้องการได้ ข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของ MIS ข้อมูลที่ดีนอกจากมี
คุณสมบัติของความเชื่อมั่นถือได้แล้วยังต้องได้รับการจัดเก็บเป็นระบบที่ดีสามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
ไม่ซ้ำซ้อน อันจะทำให้กิจการดำเนินไปอย่างได้ผล
2. วิธีการหรือขั้นตอนการปะมวลผล ได้แก่
ลำดับของการประมวลข้อมูลภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
ลักษณะที่สำคัญของการประมวลผลข้อมูล คือ
2.1
ทำการประมวลผลข้อมูลทั่วไป
2.2
ใช้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก
2.3
ระยะเวลาในการใช้ข้อมูลเป็นระยะสั้นส่วนมากใช้กับการปฏิบัติงานประจำวัน
2.4
ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้มักเป็นระบบออนไลน์
(On-line
Processing) ซึ่งเป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วทำการประมวลผล
ทันที โดยไม่มีการเก็บรอหรือสะสมข้อมูลไว้ก่อน
3. มีการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเป็นฐานข้อมูล ซึ่งเป็นฐานข้อมูลนั้นเกิดจากความคิดที่ด้องการ
เก็บรวบรวมข้อมูลไว้เพื่อเป็นศูนย์กลางของข้อมูลในการใช้ข้อมูลร่วมกันและช่วยลดความซ้ำซ้อนของ
ข้อมูล
4. การแสดงผลลัพธ์ MIS จะจัดทำสารสนเทศซึ่งจะจำเป็นสำหรับผู้บริหารที่จะใช้ในการตัดสินใจ
เกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจหรือองค์กร ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศต้องสามารถเรียกใช้งาน
หรือ แสดงผลได้รวดเร็วและมักอยู่ในรูปของรายงานแบบต่าง ๆ
ไม่ว่าจะเป็นในรูปของตารางหรือการแสดงโดย ใช้กราฟ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟกลม
เป็นด้น
5. มีการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรข้อมูล เพื่อควบคุมการทำงานระบบให้ทำงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นปัจจัยพื้นฐานของความต้องการ MIS สำหรับองค์กรในการดำเนินงานขององค์กร ต่าง ๆ นั้น
สารสนเทศนับว่ามีบทบาทที่สำคัญต่อองค์กรมาก เพราะจะต้องแข่งขันให้ทันกับเวลา
ตลอดจนเพิ่ม ประสิทธิภาพการดำเนินงานต่าง ๆ จึงได้มีการพัฒนา MIS ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้
1.
การบริหารงานมีความซับซ้อนมากขึ้น
เนื่องจากปริมาณงานเพิ่มขึ้น องค์กรขยายใหญ่ขึ้น ปัญหา ภายในและภายนอกองค์กรมีมากขึ้น
การเตรียมการขยายตัวขององค์กรในอนาคต เนื่องจากการขยายตัว ของ
องค์กรและภาวะเศรษฐกิจของประเทศ
ระบบที่ออกแบบจะต้องรองรับการขยายตัวทั้งจำนวนพนักงาน และ
ปริมาณงานขององค์กรที่เพิ่มขึ้น รวมทั้งซับซ้อนในการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ
2.
ความจำเป็นในเรื่องกรอบเวลา
ปัจจุบันผู้บริหารต้องสามารถปฏิบัติงานในกรอบของเวลาที่สั้นลง
เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขันต่าง ๆ
และการที่สังคมมีการใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ทันสมัยเพิ่มมากขึ้น เป็น
ผลทำให้การแข่งขันในธุรกิจมีมากขึ้นตามสำตับ
3. การพัฒนาทางเทคนิค คือ เครื่องมือต่าง ๆ
เพื่อเป็นเครื่องช่วยในการตัดสินใจ เข่น ใช้เทคนิคทาง คอมพิวเตอร์ช่วยวิเคราะห์แยกแยะจัดสรรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ
ยิ่งในปัจจุบันมีความ ต้องการใช้ระบบสารสนเทศกันอย่างแพร่หลาย
มีการนำเทคโนโลยีทางด้านการสื่อสารข้อมูลมาใช้ในการ ติดต่อทางด้านธุรกิจ เข่น
การสั่งซื้อสินค้า ตลาดหุ้น การแลกเปลี่ยนข่าวสารข้อมูลกับต่างประเทศ เป็นด้น
4. การตระหนักถึงคุณค่าและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่าง ๆ โดยเฉพาอย่างยิ่งเทคโนโลยี
ทางด้านคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีขนาดเล็กลง ราคาถูกลง มีความสามารถมากขึ้น
การใช้คอมพิวเตอร์จะแพร่หลาย อย่างรวดเร็ว
ระบบสื่อสารมีความก้าวหน้ายิ่งขึ้นจึงเป็นผลที่จะทำให้องค์กรต่าง ๆ
ต้องใช้เทคโนโลยีในการ สร้าง MIS
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น