ข้อมูล
(Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง
ๆที่เกี่ยวข้องคับงานที่ปฏิบัติ
อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานหรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ
ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information) นั้นคือ
ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หา ค่าเฉลี่ย
หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น
การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์
องค์การจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ
เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง
สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่าคับการ ลงทุน ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1. ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสีย
อย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ชึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความ
แม่นยำและอาจมีโอกาสผิดพลาดได้โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความลูกต้องแม่นยำมากที่สุด
โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่มาจากข้อมูลที่ไม่มีความ ลูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร
การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้บันต่อความต้องการของผู้ใช้ มี
การตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้บันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ
มีการออกแบบ ระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์
ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย
ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึง
จำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้
เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ตังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การดูสภาพการใช้ข้อมูล
ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามา ช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้ กลายเป็นสารสนเทศและการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้อง เก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบัน มีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การปอนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การ อ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการ เก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อตรวจสอบความลูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนปอนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศอาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
2.1 การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้ลำหรับการใช้งานการแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวิตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่สินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้วควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังลือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ทำให้ค้นหาได้ง่าย
2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมากจำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่นสถิติจำนวน นักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
3.1 การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อ บันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำลำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งาน ต่อไปในอนาคตได้
3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหา ข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3.3 การทำลำเนาข้อมูล การทำลำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนำไปแจกจ่ายใน ภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำลำเนา หรือนำไปใช่อีกครั้งได้โดยง่าย
3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสาร ข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็ว และทันเวลา
ตัวอย่าง 1
ข้อความบนระเบียนประวัตินักเรียนด้านบน ทำให้ทราบว่า เพชร แข็งขัน เป็นนักเรียนชาย เกิดวันที่ 12 ม.ค. 2525 ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิด ของนักเรียนทั้ง โรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิดดังนี้ จำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิด จะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนำข้อมูลไปทำการประมวลผล
ตัวอย่างที่ 2
ในการหาระดับคะแนนเฉลี่ยวิชาต่าง ๆ ของนักเรียนจะต้องเริ่มจากการหาระดับคะแนน1ของแต่ละ วิชาของนักเรียน จากข้อมูลคะแนนของนักเรียนแล้วหาระดับคะแนนเฉลี่ยของนักเรียน จากข้อมูลที่เป็น ระดับคะแนนแต่ละวิชา ซึ่งเป็นสารสนเทศจากการหาระดับคะแนนดังแผนภูมิด้านล่างจะเห็นได้ว่า นำ ผลสรุปจากการประมวลผลข้อมูลแบบหนึ่ง นำไปใช้เป็นข้อมูลในการประมวลผลอีกแบบหนึ่ง ดังนี้ ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น